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Project如何超越Excel进行项目管理

时间:2016-07-04 23:25  网站:office教程网 www.office26.com   编辑:admin

如果要同时处理多个项目、中断的计划以及共享的资源,那么在电子表格中维护计划就成了一项十分繁重的任务。而借助 Microsoft Project 的动态日程安排引擎、资源管理工具以及对有效沟通的支持,您可以轻松完成这些任务。

  您可能承认自己一直在使用 Microsoft Excel 电子表格管理项目,而且确实看不出有什么好的理由来改变这一做法。其实,很多人都和您一样。

  开始时,在 Excel 中制定项目计划确实很有帮助,您可以迅速列出所有项目,根据需要来排列项目,甚至可以创建某些类似于甘特图视图的内容。

  但在计算项目更改时,电子表格的缺点就暴露出来了。如果要同时处理多个项目、中断的计划以及共享的资源,那么在电子表格中维护计划就成了一项十分繁重的任务。而借助 Microsoft Project 的动态日程安排引擎、资源管理工具以及对有效沟通的支持,您可以轻松完成这些任务。

利用企业范围的资源管理

  在使用电子表格跟踪项目时,如果将一项资源分配给多个项目,会发生什么情况呢?您必须通过手动方式或借助第三方程序在项目计划之外管理资源。最终,资源往往会在无意间被过度分配,而重新排定工时又要耗费大量的时间。

  借助 Microsoft Project Professional,可从一个企业范围的中心资源库来制定组织内的所有项目。这样,项目经理在将资源分配给任务之前,就可以快速查看该资源的可用性。

让Project 计算日期更改的影响

  假设您一直在使用电子表格跟踪某个项目。此项目中有一项任务必须在另一个项目产生特定的可交付结果后才能启动。根据日程安排,该可交付结果将在 6 月 18 日完成。现在已是 6 月 25 日,而您仍在等待该可交付结果。对于依赖该可交付结果的任务,若用新的日期更新电子表格,将需要多长时间呢?如果该任务已接近项目结束,那么可能不用等太长时间。但是,如果该任务处于项目刚开始时呢?如果项目包含 50 多项任务,甚至 100 多项任务时,又会如何呢?

  Project 提供了动态的日程安排引擎,可帮助您快速调整项目日程和资源工作分配。该引擎考虑了所有相关性、可交付结果以及资源分配,可完美地处理日期更改及其影响。Project 不仅会自动重新计算日程,而且还会突出显示发生更改的日期,这样您就可以快速查看每次日程调整的影响。

使用灵活的报告方法

  您将与经理举行一次即席会议,而您只有 10 分钟时间讨论项目的状态。您希望带上一份项目进度报告,但在这样短的时间内您只能打印电子表格并祈祷所有数据都准确无误。您原本希望向经理提供一份更为可靠的项目报告,但是使用电子表格无法在这样短的时间内实现上述目的。

  借助 Project,您可以使用模板将数据导出至 Excel 中的数据透视表或 Microsoft Visio Professional 中的数据透视关系图,从而快速生成一份可视报告。在这份报告中,您可以选择要突出显示的域,其中包括为项目设置的所有自定义域,这样便创建了一份清晰、简洁的报告,供您与管理层会晤时使用。

与 Excel 集成

  通过将项目数据导出到 Excel 中,既可以继续使用电子表格的强大功能,又能利用 Project 来跟踪项目的日程和资源。您也可以将 Excel 数据导入或嵌入到项目计划中。


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