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excel条件格式最实用的4个小技巧,帮你快速分析数据

时间:2022-01-12 23:48作者:admin来源:未知人气:241我要评论(0)

Excel中的条件格式使用较广,可以方便地帮助用户查看分析数据,发现关键问题、数据发展趋势等等。

采用条件格式易于达到以下效果:突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据栏、色阶和图标集直观地显示数据。

条件格式根据指定的条件更改单元格的外观。 如果条件为 True,则设置单元格区域的格式。如果条件为 False,则不设置单元格区域的格式。

有许多内置条件,你也可以自行创建(包括使用计算结果为 True 或 False 的公式)。

下面就让我们一起看看,条件格式有哪些实用性较强的小技巧!

01突出显示单元格规则

突出显示单元格规则中包含大于、等于、小于、介于、文本包含、发生日期、重复值以及自定义,八个选项,其中最实用且常用的功能是重复值,可以轻松方面的帮助用户从查找数据重复项。

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重复值的查找存在很多办法,函数公式透视表皆可以实现,然后最简单的还要属条件格式,如下图所示,查找B列手机号是否有重复值,直接选中B列,依次点击【条件格式】—突出显示单元格规则—【重复值】,点击【确定】即可,条件格式默认会将重复值填充为粉红色,重复数据一目了然。

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02项目选取规则

项目选取规则功能主要是针对一组数据,可以轻松地获取数据指标,如数据的TOP10(可自定义)、10%(可自定义)、高于、低于平均值等等。

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每个功能,针对不同的场景,都有巧妙的用处。下图中选出低于平均值的分数,直接选中数据,选择项目选取规则中的低于平均值项即可,低于平均值的数据会被自动标红。

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需要注意的是,以上两种情况,默认的条件格式是单元格底色标红,用户也可以修改成其它规则,填充为其它颜色、或者字体标色、或者边框标色等等一系列格式,可自定义。

03数据条

数据条可以看成条形图的mini版,充分展示了数据可视化的优势,单纯的数字枯燥乏味,如果辅以图形展示,将会达到意想不到的效果。

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下图中针对小组完成率,可以在数据的基础上增加一组数据条,数据条的长短反映完成度的多少,具有很强的可视化效果,相比条形图要简单很多,直接插入到Excel单元格中,要美观许多。

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04色阶

色阶是利用颜色渐变来表示一组数据的大小,颜色由深变浅、或采用几组颜色来表示数据的差异,此功能个人觉得不是特别实用,达不到一目了然的效果,不推荐。

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05图标集

图标集利用一组图案来表示数据间的差异,优点是图案直观明了,形象生动,缺点是图案数有限,仅能表示几组数据系列,如小红旗仅有3个,星星仅有3个,最多的田字格也只有5个。

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下图中利用图标集对错符号来表示学生成绩,其中60分以上用【√】表示,60分用【!】表示,60以下用【×】表示,符号鲜明、一目了然,用来辅助数据的表达。

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06注意事项

条件格式虽好,但不要贪多哦,若对数据量较大的表格运用条件格式,表格会变得异常卡顿,所以在获得所需数据之后,建议把表格中的条件格式清楚掉哦。

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清除包括清除所在单元格的规则、清除整个工作表的规则两种方式,第一种方式需要选中单元格,然后只清除单元格内的条件格式,第二种方式是清除整张表的条件格式,如果不知道哪些单元格存在条件格式,建议使用第二种,全部清除。

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07小结

重要的是学会灵活运用条件格式,针对不同的场景,应用不同的条件格式,来达到完美展示的效果。

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