时间：2021-08-20 16:31作者：admin来源：未知人气：324我要评论(0)
作为全世界公认使用最广泛的软件，Office 的 Outlook 相信大家一定不会陌生，小编就来说道说道 Outlook 的使用技巧。
在运维界区分老手和新人的最重要的一个参照就是快捷键、命令行用得溜不溜。职场白领也是如此，你是否羡慕财务部的“表哥”“表姐”能把 Excel 玩得那么利索？没关系，小编现在就教你把 Outlook 玩得飞起！
01
Outlook 的快捷键除了一些 Office 通用的“加粗”、“斜体”、“撤销”等之外，特有的组合键有：
Ctrl+R: 在选中某封邮件时快速回复
Ctrl+Shift+R: 快速回复所有人
Alt+W: 转发邮件
Ctrl+M: 即 F9，发送接收所有目录
Alt+S: 发送邮件
Ctrl+G: 跳转到日历的任意一天查看当日/周/月的日程安排
此外，在 Outlook 初始界面，通过 Ctrl+数字键 可以完成面板间的切换：
在 Outlook 2016 的横置面板中也是如此：
02
除了这些系统定义的快捷键，用户也可以自定义快捷键。
比如有些用户会频繁给邮件“插小旗子”，频繁给“标记完成”定义一个快捷键；或者由于邮箱限制，用户需要定期地将邮件移到本地目录。这些操作呢其实都可以通过快捷键完成：
1. 打开“快速步骤管理”
2. 选择任何一个操作（比如移动邮件、完成任务等操作），点击编辑：
3. 然后，选择详细的操作步骤（这里可以添加好多好多步骤，比如移动到多个文件夹；然后在文件夹A下标上旗子、文件夹B下标记为未读、文件夹C下标记颜色；然后删除原始邮件；然后......），给这些操作步骤指定一个快捷键就完成啦！
怎么样，是不是瞬间觉得可以摆脱鼠标点击了。当然这在日均处理几十封邮件的部门是没有太大用处，但对于日均邮件处理几百封邮件的个人和部门（比如客服、信访、咨询部门等等）就大有裨益了。
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第三个你意想不到的快捷方式是：
如果你当前剪贴板里有一大段文本了，你进到Outlook界面中，直接按 Ctrl+V 就会新创建一个邮件，邮件正文即剪贴板里的内容。（当然，如果当前面板是日程面板，Ctrl+V 后就会新建一个约会；如果是联系人面板，Ctrl+V 就会新建一个联系人的便签......）不需要去点击“新建邮件”。不过需要注意的是，黏贴操作只适用纯文本，图片视频内容会丢失。
哦对了，刚说到了“插小旗子”和“标记完成”，这个的快捷键是键盘上的“Insert”键，还支持批量标记哦。
如果你只想将它保存为标准的 msg 邮件格式，只要将它拖到桌面或任意一个 windows explorer 里面就行了。
快捷键的操作就说这么多，大家可以实战一下，相信周围同事一定会震精的。下期给大家说点快捷键之外的使用技巧^o^
我记得上一讲最后介绍了通过拖曳的方式将 Outlook 邮件另存为文件的办法。其实这个办法适用于所有 Outlook 对象，包括联系人、任务、会议、便签等等。今天我们来讲快捷键外的实用技巧。
相信大家都有这样的经历，就是我在写某个重要文档的时候常常会被邮件弹窗所打断，而这些邮件通常是外围系统的一些信息提示类邮件。我不希望工作老被打断同时我又不想错过重要邮件该怎么办呢？
1
对了，设置规则是最有效的办法，不过在这之前，你需要关闭常规的邮件报警。操作步骤是打开 Outlook 选项页-->进入“邮件”标签-->关闭“播放声音”和“桌面报警”提示。
然后添加一个规则，谁都不希望错过老板的邮件，如果是单独发给我的那更加事关紧急，我们需要创建这样一个规则。
当然实际应用中一定是因人而异的，可能某个客户发给你的邮件也很重要，公司人事和IT的邮件也很重要，你可以根据实际情况设计规则。
2
另一个比较常用的规则是将不是直接发给你的邮件移出你的收件箱，操作方式就是在条件中选择“To列表中不包含我的”；
操作是“移动到指定文件夹”。
小编曾经见过一个极度“精分”的用户，邮件目录比小编的邮件都多，里面包括不同发件人、不同项目、不同处理类别等等。
3
当然，给邮件分类无非是为了方便搜索，从搜索角度，另一个比较高效的做法是定义搜索文件夹，将常用的搜索保留下来。
这个搜索可以定义关键字，发件人，收件人，邮件分类，接收时间段，附件选项，重要度等等。以后常用的搜索我们就可以直接在这个文件夹里面找结果啦。
除了经常用的搜索条件，经常写的邮件也可以保存成为模板，比如说周报、报销申请、加班/请假申请等等。点击文件-->保存就可以将讲当前邮件保存成模板。极致点的做法是将所有常用模板存放在一个 PST 文件中。
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最后一个我想说的功能是用自然语言描述会议日期，之所以放最后是因为目前此功能还没有开放中文语言识别。比如说我们要开一个圣诞趴踢，我们通常会打开日历然后滚动到年底选中日期，这是普通行政人员的做法。其实我们只要打"Saturday before Christmas", 系统就会自动识别到今年圣诞节的前一个周六。类似的还有”Next Monday“，"New Year's Eve"都能识别出来。
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