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Outlook 上的朴素日程管理方案

Outlook 2021-08-20

在学校和日常生活中,我通过手机上的 app 和网络上的服务来帮助我提高效率、管理日程。然而,所在公司对于第三方软件和服务的限制越来越多,能够使用的软件也仅限于 Windows 10 系统自带的基本软件以及 Office 全家桶。这使得我不得不将目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。

功能分区

在设计方案之前,必须先要明确我最重要的目的,以及手头可以使用的资源。

作为一名金融前线人员,我日常工作大部分的时间都用在以下几个方面:

  • 邮件管理:怎样不错过自己的重要邮件?怎样分清事件的轻重缓急?
  • 信息搜索:如何在需要的时候迅速地找到相关的信息?
  • 日程管理:怎样合理安排会议?

在公司 IT 系统这样「艰苦」的条件下,工作六年的我也逐渐摸索出了一套仅仅使用 Outlook,且适合自己工作需求的效率方案。

下图即是我日常工作的界面截图,能让我高效地发挥几个功能区的全部用途。

Outlook 上的朴素日程管理方案

  • 分流:这里是 Outlook 的文件夹列表。我通过搭配文件夹结构和邮件规则,将不重要的邮件提前分流;
  • 接收/阅读:这应该是最常用的两块区域了。Outlook 有两种常见的界面布局,阅读区在下,或阅读区在右。据我观察,这两种布局在我司都有不少拥趸。但我个人更喜欢上图的那种阅读区在下的布局,因为在这种布局方式下,点击邮件列表的各个表头就能快速地按照收件人、主题、收到时间和邮件体积大小排序。而在另一个界面布局中却无法一步实现这个目标;

Outlook 上的朴素日程管理方案

两种基本布局模式对比

  • 日程安排:分为日历和接下来的日程提示。这一部分就是我每天的「课程表」,可以看到接下来一段时间的会议安排,并通过颜色分类,一目了然
  • 常用信息:此处我通过设置没有到期日的待办事项,置顶我经常使用的信息(比如会议接入号码、内部代号等),方便我随时调取(尤其是发送邮件和会议邀请时)
  • 待办事项:此处列示近期和中期待办的事项。在邮件列表中标记过的事项都会出现在这里,我也可以方便地快速新建一个事项(比如给张三打电话),并在完成后将其移除

以下我就以几种常见的任务场景详细介绍一下我的工作流程。

如何管理邮件

作为公司内部主要的联络方式,每天我会收到两百封以上的邮件,安排的任务、分享的最新信息一般都通过 Outlook 这个窗口送达。几年下来,20G 的邮箱空间早已捉襟见肘。如何不被邮件淹没,并从其中快速甄别出需要紧急处理的内容,成为了我第一个考虑的问题。

邮件自动分类

根据自身的经验,我先给每天的邮件进行了分类。收到的两百多封邮件中,约10% 的邮件都是群发的通知、公告和系统生成的邮件,这类邮件占空间小,但是数量多;无须我注意也无须我采取任何动作。我专门在 Outlook 中新建了一些以「zz」开头的文件夹(使其在文件夹列表中沉底),并设置规则将他们直接已读、归档。我一般会在有空的时候去看看,当作娱乐活动,或者索性等待系统过了几个月后自动删除。

Outlook 上的朴素日程管理方案

另外,还有约 10% 的邮件是我一定要停下手头工作立即查看的,比如来自我老板的邮件。这时我需要及时地得到强提醒。我司使用的 Blackberry Work 手机软件就有这个功能。我将我的老板设为我的 VIP 联系人,并设置通知规则。这样,每次有老板发送的邮件时,我的手机就会用一种不一样的铃声提醒,在通知中也会加上星号以示提醒。

剩下的 80% 基本都是和客户相关的事务性邮件,他们是否也需要分类呢?

邮件筛选与整理

刚进公司的时候,有前辈分享经验时特别强调,应该做好文件夹分类,收到一封邮件的时候就应该把它归类到相应的文件夹去。我也曾经试过为每个客户或着每个项目建立一个文件夹,将收件箱里的邮件逐一归档到各个文件夹。刚进公司的我视其为最佳实践,但实验了几个月后之后发现了一些问题:

  • 很多一次性邮件(比如一次性的交易)并不需要归档,之后也一般不会查询;
  • 有些邮件难以归档到某一个特定文件夹,比如同一个问题涉及到三四个客户,我是分类给谁的文件夹才合适呢?日后如果仅根据文件夹进行检索,势必会错过邮件;
  • 更重要的是,由于我的职位覆盖面比较广,时不时需要帮着其他经理解决问题,这样一来,就多了许多「长尾文件夹」:许多零散的客户文件夹只有一两封邮件,而且之后可能也不会再有邮件了,然而它们却占据了宝贵的视窗空间。

事实证明,并没有放诸四海而皆准的最佳实践(Best Pratice),必须基于自己的需求进行一定的取舍。于是,几个月后,我放弃了「分包到户」并「清空收件箱」的念想。

当然,不进行文件夹分类并不意味着不进行整理,毕竟每天收发几十 MB 的邮件不过多久就会收到如下提示:

Outlook 上的朴素日程管理方案

而且,公司设置了一定时间之后自动删除存储在服务器上的邮件,如果有重要邮件需要存档,就必须保存本地。对于本地存档的邮件,我有一个自己的定期整理流程。

在我工作中需要本地保存的邮件,一般是以下几类:

  • 批复(方案、价格、流程等):这类邮件一般占地小(普遍只有几十 K)但数量多,而且今后会被审计检查,或被再次使用。因此,我一般在项目结束时把它们保存在项目的本地文件夹,或者团队的资料库中(共享文件夹或 Sharepoint );
  • 方案终稿、合同盖章扫描件:这类邮件中,附件是最为重要的。由于内容复杂,且常为扫描件,所以占用体积很大。对于这类邮件,一般我会直接把附件保存到本地文件夹。日后检索起来会更为直观,无需先点开邮件再查看附件。

而在我工作中,需要清理的,一般是以下几类:

  • 方案、模型的半成品:这是占据我邮箱空间的「头号元凶」。一旦做起标书,往往都是一百多页的 PPT 文件,单个文件就有近十个MB,更何况需要修改三十多版。但在标书递交之后,这些半成品文件也就失去了价值。这个时候,我就会筛选出这些邮件,将其一并删去;
  • 一次性的交易文件:平时协助交易的时候往往会收到一些确认函扫描件、发票复印件、合同扫描件等。这类文件往往仅适用于一次性的交易,虽然单个文件只有几个MB,但积少成多,几个月下来占据的空间也非常可观。这类文件没有存档价值,因此也会定期手动过滤进行清理;
  • 定期的周报、月报:这些报告具有极短的时效性,例如每周的客户进度汇报,一旦过了一周,之前的信息就没有了参考价值。然而,这些文件也不能设置规则直接删除,在一段时间内仍需要使用。因此,我选择定期(比如每个季度)根据标题进行筛选,然后删除。

通过这些定期的筛选和整理,邮箱才能保持健康。而这些步骤,则是通过运用搜索框中的三个简单的语法实现的。

邮件搜索语法

平时如果我要找一封邮件,一般收到的指令都是「找一下张三发的,和甲公司有关的邮件」或者是「我昨天发给李四的一封邮件」,所以我在 Outlook 搜索框的提醒下,慢慢学会了以下几个搜索语法:

  • to: / from:
  • subject:
  • cc:

针对我的业务情况,使用这三个搜索语法可以比文件夹分类更快地找到需要的邮件。这三个语法可以叠加使用,比如 from:(Zhang, San) subject:(甲公司) ,就可以筛选出上文需要的邮件了;又或者,通过 from:(sspai) 就可以迅速筛选出所有发件人地址中带有 sspai 的邮件。

此外,筛选去大范围的邮件后,可以再点击各个栏位标签进行排序,进行第二次筛选。

如何管理日程 给邮件「立 flag」

在处理上述 80% 的事务性邮件时,我会按照「先进先出」的规则去阅读,然后决定是不是需要「立 flag」,也就是把这封邮件加入到我右下角的待办事项里面。这是每天在Outlook 中仅次于邮件列表的常用功能。这个 To-do List,不仅仅是我的待办事项列表,更是我的常用信息收纳盒。

尽管 Outlook 给我提供了很多截止日期的选项,但我一般性只会把任务分为两类,以免过于复杂的分类反而降低了可操作性:

  • 截止日期今天:一般指的是我需要尽快完成的任务(一般为当天),但也有可能没有截止日期(比如爱不起来的 ASAP)。一旦今天没有完成,它会「明日复明日」地继续出现在列表中,但是会高亮显示引起我的注意;
  • 特定截止日期:一般指的是不是那么紧急,但是有中远期截止日期的,比如一个月内。设置成这样之后,我在每天查看这个窗格的时候能知道自己有这件事情需要完成,但因为它排列在窗格最底部,在工作的过程中也一般不会出现在视野中,挤占其他优先级更高的事项

除了这两类真的「待办」的事项,我会把我的常用信息(比如会议接入信息、Zoom 号码、常用同事员工号等)写在一个或多个任务里,并设置为没有截止日期的任务。这样一来,它就会在任务窗格置顶显示。相比之前需要回到桌面打开相应的文本文件,在一个程序中找到需要的资料显然要方便得多。当然,置顶的条目也需要严格控制数量,不然真正的待办事项就无法出现在屏幕之中了。

Outlook 上的朴素日程管理方案

提高工作效率的另一方面在于:提高日程安排效率。这一方面,我的要求是:精简、直观、简洁。

「公私合营」

由于我司对于邮箱的限制,邮箱软件亦无法与手机的日历打通,因此,我做出了一个艰难的选择:将个人的一些安排也放在公司的日历当中。比如和朋友约了饭局,或者预约了看病等,我都将它记录在了公司的 Outlook 中。这样一来,不仅自己能够从一个程序中直观地看到自己所有的安排,而且其他同事在约我开会的时候,也能够知道我这段时间已经有安排了,减少了会议冲突的概率。但这样安排的坏处就在于,自己的私人生活和工作紧密地捆绑在了一起,就算是私人的活动也需要打开公司邮箱。

在手机上的负一屏,邮箱可提供了小程序可以现实接下来的日程安排,一目了然。

Outlook 上的朴素日程管理方案

颜色分类

其次,我利用 Outlook 自带的颜色分类功能,给自己的日历设计了一套 Colour code:比如,内部会议是默认的淡蓝色,与客人的会议是深紫色,私人事件是橙色。自己在查看日历的时候也会一目了然,对接下来的安排有个直观的概念。这也从根本上避免了自己忘了这是一个和客户的会议,而贸贸然没有任何准备就拨入电话的情况发生。

Outlook 上的朴素日程管理方案

巧用前缀

第三个方法是我从日本同事那边借鉴而来的。以前有过几次,把会议安排得密密麻麻后突然发现,虽然会议和会议之间并没有冲突,但其实下一个会需要横跨二十公里前往客户的办公室。情急之下,只能请上一个会的组织者临时改期,造成不小的麻烦。

后来我发现,日本同事发送的会议邀请中,在邮件主题的开头都会带上(来)、(访)或者是 (Call)。「来」即是客户过来,而「访」就是我们前去访问。如果安排了车辆的话,也会在日历上预留好交通的时间。这样可以彻底避免之前我遇到的尴尬发生。于是我迅速地学习了这种方法,并运用到了我的日历当中。

Outlook 上的朴素日程管理方案

用邮件进行日程管理对比各种 Todo App 固然非常朴素,但它和我的日常工作流程结合紧密,避免了在多个应用之间「反复横跳」的情况,也克服了公司 IT 限制的难题。


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