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如何利用Outlook的重复任务,管理周期性的例行工作

Outlook 2020-11-08

1、什么是重复任务?

重复任务是Outlook中的一种任务,允许你创建一次任务,然后在指定的时间间隔后自动重新创建任务。你只需使用任务窗口顶部的“重复周期”按钮,即可将任何现有任务变为重复任务。

为什么要创建它的一个很好例子是撰写每周工作总结。你可以让该任务在Outlook任务列表中的每周一上午重新创建。但是,与重复约会不同,未来的重复任务实例不会放在任务列表中,除非前一个任务标记为完成或删除。所以既可以管理好重复任务,又不会将一长串的未来任务放入任务列表中而搞乱它。Outlook对重复任务的实现非常完美,它提供了很多的灵活性和功能。

2、在MYN系统中使用重复任务

Outlook中的重复任务与MYN系统完美配合。事实上,我认为它们在按MYN配置的Outlook任务列表中比默认的Outlook任务设置更好。在MYN列表中,当你标记完成完成时,它们会从你的任务列表中暂时消失,只有在下一个需要的时候才会重新出现,并在正确的时间进入MYN任务列表的顶部,非常完美!

但是,有一点要注意的是,MYN Outlook系统侧重于任务的开始日期,而不是截止日期。如果你创建新的重复任务(使用开始日期创建),则一切正常。但是,如果你的Outlook系统中已有基于截止日期(或无日期)的重复任务,则它们不适用于MYN Outlook配置。如果要将它们转换为开始日期任务,则需要删除并重新输入这些任务,以将其转为基于开始日期的重复任务。否则,它们将不再起作用。不要试图通过添加开始日期来编辑它们,这不起作用。相反,一定要完全删除,然后完全重新输入任务,它们才能与MYN一起工作。这是我唯一的提醒。除此之外,重复任务是可以与MYN一起使用的优秀工具。

3、Windows Outlook中的两种重复任务

这可能是Outlook重复执行任务中最令人困惑的方面是,不理解它们之间的差异可能会造成混淆。一种是预定日期的周期性重复任务(计划性重复任务),另一种是在任务完成后指定间隔自动重建的重复任务(间隔性重复任务)。这两者几乎完全相同,但各有其最佳用途。

4、通过任务对话的“重复周期”按钮,将任务标记为重复任务

你可以通过“任务”对话框顶部的“重复周期”按钮将任务标记为重复任务。如下图所示:

如何利用Outlook的重复任务,管理周期性的例行工作

 

当你单击“重复周期”按钮时,弹出的对话框会给出一些选项,而这正是有趣的地方,因为有很多选项可能会让人困惑。

如何利用Outlook的重复任务,管理周期性的例行工作

 

这个对话框默认为按周的定期模式(参见左上角)。因为这是最常见和最容易理解的,所以让我们以这个为例说明。

(1)创建计划性重复任务

什么时候会想要创建这种重复任务呢?有时你想要在每周的一个特定日期执行任务(比如星期四)。为此,请保留任务周期对话框的默认定期模式(按周),重复间隔为1周后的星期四。这将在你的任务列表中创建一个重复任务,其开始日期自动设为最近的星期四。当你保存它时,可以判断任务在你的任务列表中是重复的,因为任务图标会中会有一个小的循环双箭头。

在完成该任务后,将其标记为完成时(或删除它的实例),就是重复周期生效的时刻。此时,一个新任务会在你的任务列表中神奇地创建,日期被设置为下一个星期四。这种情况会一直持续下去,除非你在上面的对话框中设置了一个结束日期。顺便说一下,如果你从来没有完成第一个任务(也就是你没有标记完成它),那么这个任务的旧实例将会一直保持到未来(你不会在下周五完成两个相同的任务)。

你可以在一个未经过滤的任务列表中试验这种行为(比如任务文件夹中的简单列表视图)。如果你在那里创建一个每周重复的任务,然后标记完成它(或删除它),你将立即看到另一个任务出现在那里,日期将在下周开始,以此类推。

这在我们的MYN配置的待办事项栏中尤其有效。由于MYN任务视图是按开始日期和完成状态过滤的,在你标记任务完成之后,它就会消失,并且只有当它的新开始日期等于今天时才会重新出现。然后,它一直呆在那里直到你完成它,这个循环重复。所以TWC-MYN的设计非常适合使用Outlook重复任务。

这个对话框中的其他设置大都显而易见,除了重新生成按钮我会在下面介绍。在创建一个计划性重复任务时,在任务周期对话框中更改间隔或星期几的设置会产生相当可预测的结果,比如可以将间隔设置为每2周的星期五等。

(2)在选择星期几时,要小心勾选

一个不太明显的地方是,你可以在同一时间选择超过一天的时间(这些是复选框,而不是单选按钮),这允许你在一周内创建一个奇怪的重复序列任务。这是一种罕见的需求,但它可能是偶然发生的。例如,如果今天是星期三,当你创建重复任务时星期三是默认设置。但是,如果你打算设为星期五,当你检查星期五的复选框时,星期三仍然是选定的,你可能不会注意到;于是,这项重复任务将在一周内再生两次。因此,当你在一周的另一天创建重复任务时,你需要记住取消今天的复选框。

(3)注意设置任务的开始日期

注意,在使用MYN系统时,你需要注意在任务本身中设置的日期。要在MYN中工作,必须在重复任务上设置一个起始日期。但是你可能还记得,如果你在任务文件夹中创建任务(或者在2007年之前的Outlook中),它不会自动设定开始日期,即使你在任务周期对话框中设置了它。因此,在使用MYN系统时,你需要记住在任务中填写起始日期(而不仅仅是在任务周期对话框中)。顺便说一下,如果你在Outlook 2007/10的待办事项栏中创建了一个重复任务,那么两个日期都是默认设置的,这是更好的默认行为。

(4)创建间隔性重复任务

以上介绍了计划性重复任务。现在,让我们来讨论一下Outlook的间隔性重复任务(间隔一段时间后重复创建的任务)。这些只在Windows Outlook中是可行的。

什么是间隔重复的任务,为什么要使用它们?这里有一个例子。假设你有一项任务是每周给你的植物浇水,你一开始是在每周五完成任务,你每周五都会给它们浇水。然后,有一个星期你要外出旅行,今天是周三就先给植物浇了水,直到下周三你回来的时候才会再次浇水。在这种情况下,你不会想要在即将到来的周五(两天后)重新开始,因为你不在家。相反,你现在想要等到下个星期三再浇水,然后再继续。此时,Outlook 间隔性重复任务可以完美支持你的需求。

因此,当你想要在任务完成和下一个任务日期之间设置一个间隔时,请使用间隔性重复任务。你只需通过点击重新生成新任务的按钮(在上面的对话框中间)并选择间隔即可。在上面的对话框示例中,定期模式被设为按周,但是如果你在左上方选择了每天的定期模式,那么单词周将被天替换。请注意,点击重新生成会让你选择一周的时间。这突出了Outlook中计划性和间隔性重复任务之间的关键区别:一个被重新创建到特定的一天,而另一个则在完成前一个任务并在一个特定的时间间隔后被重新创建。

你可以在一个未经过滤的任务列表中试验这种行为(比如任务文件夹中的简单列表视图)。如果你在那里创建一个每周间隔重复的任务,然后标记完成它,你会立即看到另一个任务出现在那里,日期定在下周。然而,标记完成的任务和出现的下一个任务有相同的日期:相差一个星期。这是因为间隔重复的任务,总是把它们的新日期从完成日期开始往后算时间间隔(本例是一周),而不是一周的某一天(计划性重复任务)。

5、关于重复任务的其他说明

在MYN系统中,如果你错过标记完成计划性重复任务好几个星期,当你最终标记完成它时,它将似乎很难清除。我的意思是,每次你标记它完成时,它都会立即自动生成一个新任务。这种情况会一直重复下去,直到这个日期赶上当前的一周,它才会最终消失。在TWC-MYN设置中它们会一直待在那里,直到你标记完成它为止,当你完成它时,才会完全消失,直到下一个间隔结束,不管你延迟了多长时间的预定日期。因此,如果你的任务不是特定日期的并且可能经常被跳过,那么间隔性重复任务可能是你最好的选择,避免在你赶时间时必须点击所有的旧任务。但是如果你的任务总是特定日期的,那么就使用计划性重复任务,即使你会经常跳过它。

还有一点,对于计划性重复任务,删除该任务类似于标记完成它,它还会再生。你需要“删除所有”才能真正摆脱它。对于间隔性重复任务,删除它就可以了。


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