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如何在Project中处理加班工时

Project 2020-10-08

在微软Project软件中有处理加班工时的功能,但是我在系统课程中没有讲,为什么呢?就像Project软件中的【进度线】功能,这个功能还不够完善,所以暂时不建议大家使用。加班工时这个问题也是如此,总体上说,Project软件设计了加班工时这个功能,但是目前还不够完美,今天就给大家系统地讲一下它应该怎么用,还存在哪些问题。

首先,我澄清一个概念,Project软件中讲的“加班工时”指的是日历中工作时间内的加班工时,比如你用的是“标准”日历,星期一到星期五上班,星期六星期日是不上班的。软件中的加班工时指的是星期一到星期五的“加班”,而不是周六周日的加班。周六周日的所谓“加班”应该通过项目日历或者任务日历来体现。我希望大家在阅读后面的内容前,先理清这个概念。

我们创建一个简单的项目举个例子,采用“标准”日历,只创建一个任务A,工期为10天,如图1所示。

[Project教程] 在Project软件中如何处理加班工时

图1

所谓加班工时,既然是“工时”,肯定是和资源有关的,接下来我们在【资源工作表】视图中创建一个工时类资源,比如叫做“项目经理”,标准费率假如是100元,加班费率假如是150元,如图2所示。

(如果没有加过班,可能你是一个假的项目经理~~~加班还想要加班费?说明你是一个有想法的项目经理~~~)

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图2

然后我们将“项目经理”这个资源分配给任务A,我们可以在【任务分配状况】视图中操作,尽管分配资源在很多视图都可以操作,但是接下来的很多操作都需要在【任务分配状况】视图中进行了 。

在分配资源之前,需要提醒大家,如果我们需要用到工时的话,先把任务类型改成固定工期。如果用默认的固定单位,那么你一旦调整工时数量,工期就随之变化,整个计划就全乱了。使用固定工期的好处是,调整工时数量后,工期的变化可以由我们自己来把握和手动调整。

如图3所示,默认任务每天使用8个小时的项目经理,工期为10天,总工时为80小时,总成本为8000元。

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图3

默认分配的工时都是“正常工时”,跟加班工时没有关系,所以计算成本时使用的是标准费率,跟加班费率没关系。我们在工作表区域插入列【加班工时】和【正常工时】,如图4所示,就会发现这80个小时都是正常工时。【工时】=【正常工时】+【加班工时】

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图4

举个例子,项目经理由于任务A加班了5个小时,我们在项目经理这个资源的【加班工时】单元格中输入5,如图5所示。此时我们发现总【工时】没变,还是80小时,由于输入了加班工时5,软件自动把正常工时减掉了5个小时,这个设计是非常别扭的。本来加班工时就是额外处理的,当我们输入加班工时后,软件应该用原来的正常工时再加上新输入的加班工时,最后增加总工时数量,这样从逻辑和软件操作上都更容易理解一些,但是目前软件的设计有点反人类,这就是我不建议大家使用这个加班工时的原因之一。

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图5

然后,我们再手动将【正常工时】从图5中的75改成80,如图6所示,这样总工时就变成85了。

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图6

我们在任务分配状况视图右侧的表格区域鼠标右键选择【详细样式】,如图7所示。

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图7

在弹出的【详细样式】窗口中,在【可用域】中分别找到加班工时和正常工时,点击中间的【显示】按钮,就会添加到右侧的【显示这些域】中,如图8所示,然后点击【确定】按钮。

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图8

如图9所示,此时在任务分配状况视图右侧的表格中显示了【工时】【加班工时】【正常工时】三行,从这里也能看出来,工时=加班工时+正常工时。

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图9

需要注意的是,在右侧的表格中,我们可以修改【正常工时】在每一天的具体数值,但是对于【加班工时】却无法修改每一天的数值。当我们在左侧工作表区域的【加班工时】列中输入了5以后,它会自动平均分布到右侧表格中工期每一天的加班工时中,在右侧表格中,每天的【加班工时】是无法编辑修改的。而一般情况下,我们真要想在计划中体现加班工时的话,我们通常想看到到底是哪一天加班了,但是在Project软件中无法将加班工时具体分配到某一天,只能添加某个任务总的加班工时数,这是Project软件中加班工时功能不完善的一个例子。

我们回到任务分配状况视图左侧的工作表区域,如图9所示,我们看到任务A的总成本是8750,它是由于工时类资源“项目经理”所产生的,正常工时80小时,标准费率是100,正常工时的成本为8000元;加班工时为5,加班费率为150,加班成本为750。两者相加就是总成本,8000+750=8750。

我们可以在工作表中插入列【加班成本】,如图10所示,但是在Project软件中却没有【正常工时成本】这个类似的列,这又是Project软件中加班工时功能不完善的一个例子。

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图10

刚才讲的都是制定计划,在更新计划时,我们可以在Project软件中更新【实际工时】,但是在用实际工时这个功能时,却不能区分正常工时和加班工时了。正常情况下,既然在当前计划中,能够区分【加班工时】和【正常工时】,那么在更新计划时用到实际工时的时候,也应该区分【实际加班工时】和【实际正常工时】,然后在软件中没有这两列,只有一个【实际工时】,这又是Project软件中加班工时功能不完善的一个例子。当我们在【实际工时】列中输入10以后,如图11所示,软件实际上更新的是正常工时,而不是加班工时。

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图11

谈到成本时,软件中没有【实际加班工时】这一列,也无法在右侧的表格中输入实际加班工时,但是却有一列【实际加班成本】,如图12所示,这就比较滑稽了,这也是Project软件中加班工时功能不完善的一个例子。虽然有【实际加班成本】这一列却不能用,但却没有【实际正常成本】这一列,也是一个设计缺陷。

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图12

综上,目前版本的Project 软件中关于加班工时的功能仍需要进一步完善。当然这个功能可能在实际工作中用的也不多,注意,实际工作中加班多,不见得一定要体现在项目计划中,这是两个概念。在实际项目管理工作中,真正能管理成本或者对项目利润负责的项目经理目前都不多,更不要说在项目计划中体现加班工时与加班成本了。而且通常意义上,在核算项目成本时,大多数企业实践中,也只考虑工时,而极少考虑加班工时。因为项目成本核算中,实际上员工的工时成本只是一个机会成本或者计提成本的概念,因为不管有没有项目,实际上公司都会正常发工资,所以在核算项目工时的时候,也就没有必要再区分加班工时与正常工时了。


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