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word 如何利用邮件合并功能批量生成结业证书 实例教程

时间:2020-06-27 18:23作者:admin来源:未知人气:1124我要评论(0)

在职场中经常批量制作几十上百甚至上千都制作一份类似文件,如邀请函,请贴,结业证书等,而该类文档共同点在于文档大部分是一致,变化的是姓名、电话等信息,如果一张一张的排版打印,可能需要费时费力,使用word邮件合并功能来制作,5分钟就能全部搞定,这就是邮件合并的强大之处。

邮件合并:文档主要内容基本都是相同的,只是具体数据有变化而已。先制作出相同格式文档如下图2,然后合并不同数据表如下图1,最后生成新的文档。

数据表

数据表

相同格式文档

相同格式文档

第一步:单击【邮件】—【开始邮件合并】—【邮件合并向导】,然后出现“邮件合并”向导面板。在这一步默认选择的类型“信函”。其实这个信函是翻译问题,咱们理解它为如邀请函的正文即可。

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第二步:“邮件合并”向导面板,单击“下一步:开始文档”,在第二步选择“使用当前文档”,表示使用当前文档排版内容为基础。

word 如何利用邮件合并功能批量生成结业证书 实例教程

第三步:单击“下一步:选择收件人”,这一步是最关键的,就是把表格数据关联到文档中,在向导面板里,选择“使用现有列表”后下方选择表格后,会出现所有数据,直接确定。

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第四步:单击“下一步:撰写信函”后,在这一步也是关键的就是数据表格的标题要放到文档里,单击“其他项目”然后出现“插入合并域”对话框,依次把表格标题放到文档合适位置。

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第五步:单击“下一步:预览信函”后,当前文档合并域部分就会显示数据表具体内容。

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第六步:单击“下一步:完成合并”,在向导面板单击“编辑单个信函”,在弹出“合并到新文档”对话框,直接单击确定。

word 如何利用邮件合并功能批量生成结业证书 实例教程

最后word程序自动生成一篇新的文档,新文档就是批量生成后的文档,唯一变化的就是和数据表关联的部分。

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