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WORD使用技巧大全:60个WORD使用小技巧

Word教程 2016-05-03

 1、 Word表格全自动填充

  在Word表格里选中要填入相同内容的单元格,单击“格式→项目符号以及编号”,进入“编号”选项卡,选择任意一种样式,单击“自定义”按钮,在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容,在“编号样式”栏内选择“无”,依次单击“确定”退出后即可。

  2、 Word中巧输星期

  单击“格式→项目符号与编号”,进入“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式,在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。

  3、 粘贴网页内容

  在Word中粘贴网页,只须在网页中复制内容,切换到Word中,单击“粘贴”按钮,网页中一切内容就会原样复制到Word中,这时在复制内容的右下角会出现一个“粘贴选项”按钮,单击按钮右侧的黑三角符号,弹出一个菜单,选择“仅保留文本”即可。

  4、迅速转换大写金额

  在Word中输入12345,然后点击“插入→数字”命令,在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁????? ? ? ”单击“确定”,则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。

  5、 去掉自发编号功能

  点击“工具→全自动更正选项”,打开“全自动更正”对话框,进入“键入时自发套用格式”选项卡,找到“键入时全自动应用”组中的“全自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可去掉那些“烦心”的自发编号功能。同样也可去除“画布”,方式是:点击“工具→选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自发创建绘图画布”复选框上的钩即可。

  6、画出不打折的直线

  在Word中如果想画水平、垂直或“15o、30o、45o、75o”角的直线,只须在固定一个端点后,按住Shift键,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,位置调整合适后松开Shift键即可。

  7、加减乘除松输入

  i以及I在中文输入法智能ABC中有着特别的意义,它们能够作为输入小写与大写中文数字的前导字符,还能够用来将数字运算符号变为相应的汉字,在i或I后面输入+、—、*、/,按回车键或空格键,即可获得与之对应的汉字加、减、乘、除。

  8、部分加粗表格线

  在Word中需要加粗某一条或几条表格线时,能够先在工具栏选项中点击“表格与边框”按钮,然后在“表格与边框”窗口选定“线型”与“线宽”,再点击“绘制表格”按钮,最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。

  9、打造整齐的Word公式

  使用Word公式编辑器创建公式后,你如果感觉其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可通过下列方法进行微调:单击该公式,右键进入“设置对象格式”,选择“版式”中任意一种形式,单击“确定”,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。

  10、文字旋转轻松做

  在Word中可通过“文字方向”命令来改变文字的方向。但是也可用以下简捷的方式来做。选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”就行,比如“@宋体”或“@黑体”,就可使这些文字逆时针旋转90度了。

  11、去除默认的输入法:

  打开选项窗口,点击其中的“编辑”选项卡,去除最下面的“输入法控制身处活动状态”前的对号,点击确定。重新启动Word后,就会发现微软拼音不会一起启动了。

  12、翻译文字:

  先要安装好字典库,连线上网,通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字,然后点选Word菜单栏“工具”→“信息检索”;界面设计右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”,再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言,结果马上就会显示出来。要快捷翻译下一个词,可按住Alt键不放,然后点选生词。

  13、快捷显示文档中的图片:

  如果一篇Word文档中有好多图片,打开后显示比较慢。却我们打开文档时,迅速点击“打印预览”按钮,图片就会立刻清晰的显示出来,然后关闭打印预览窗口,全部插入的图片都会迅速显示出来了。

  14、给图片注解文字:

  选定要添加说明的图片,单击鼠标右键,在快捷功能菜单中选“题注”,以打开题注窗口;然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”;最后在“题注”栏输入注解文字,再点“确定”按钮结束。此时,注解文字会自发显示在图片下方。注解文字可随时更改,如改变字体大小,或删除等等。

  15、制作水印:

  Word2003具有添加文字以及图片两种类型水印的功能,并且能够随意设置大小、位置等等。在Word菜单栏点击“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”,然后在“文字”栏选择合适的字句,或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”,然后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定”,水印就会出现在文字后面。

  16、全自动更正错误词组:可通过Word2003全自动更正写错的词组。比如 “为虎作伥”容易写成“为虎做伥”,依次点击“工具-全自动更正选项”菜单,在弹出的“自发更正”窗口中选择“全自动更正”标签项,在下面的替换文本框中输入 “为虎做伥”,然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”,点击确定。这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候,Word就会全自动更正为“为虎作伥”。用同样的办法我们能够把容易混淆的一部分词组或是成语添加到全自动更正中,让你的Word识别词组能力更强、更智能化。

  17、轻松统计文档字数:

  打开Word文档,然后依次点击“工具-字数统计”菜单,就可清楚的看到这篇文档的统计信息,也能够通过打开文档属性窗口,接着选择“摘要”标签,然后点击“高级”按钮,这时也能够看到该文档的详细统计信息。但是是需要统计多篇文档的总字数,这样一篇篇的统计,也就太慢了,效率也很低。可先打开其中任意一篇文档,然后依次点击“插入-文件”菜单,然后把其它文档全部插入进来,合并成一篇文档,然后再点击“字数统计”菜单项,就可轻松的查看一切文档的总字数了。

  18、一版多页显示:

  先按“预览打印”图标,或点击“文件”→“打印预览”,Word将身处“预览”模式;在工具栏上单击鼠标右键,选择“常用”。这时,Word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标,选择“自定义”,进入自定义设置状态;现在,将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口,再关闭“预览”模式;以后,点击Word“常用”工具栏上的“多页”按钮,就能够选择一页显示多少个版面了。

  19、加载稿纸:

  到微软网站(http://www.microsoft.com/downloa ... 895DE9C0B2F&&displaylang=zh-cn)上下载稿纸加载项,安装后在Word2003的“格式”菜单下就可看到“稿纸设置”命令,选择后在设置对话框“启用稿纸隔线”,然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等,确定后Word中的就全自动应用稿纸样式,文字被放到稿纸的每个格子上。

  20、自发缩进两个汉字

  我们中国人写东西都有段首空两个汉字 俗称低两格的习惯,如果每次都要在段首敲四个空格半角键,实在是太麻烦了,Word 2000为我们提供了更为方便的办法,选中所要设置缩进的段落,打开“格式”菜单中的“段落”设置,在“特别格式”下拉框中选择“首行缩进”,在“度量值”中选择“2字符”。当然,最方便的办法还是在默认模板中设置段落“首行缩进”为“2字符”。

  21、删除行首行尾空格因为网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的,因此我们从网上拷贝下来的文章段落在Word 2000中进行段落重排时,因为我们已设置了全自动“首行缩进”两个汉字,再加上这两个全角空格,就成了段首四个汉字空格,手工进行删除实在是太麻烦,这时我们可选中要去掉行首行尾空格的段落,然后按下工具栏中的“居中”按钮,使段落的对齐方法为居中,这时行首行尾的空格就都被去掉了,最后再按“左对齐”按钮,使段落恢复原来的对齐方法。

  22、删除空行对文章中的空行,手工删除也是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特性,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特别字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”输入框中用上面的方式插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换” 按键,可删除单行的空行,对多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。

  23、修改Word文档的默认保存路径平常来说,Word文件默认的保存路径是CMy Documents文件夹,修改其默认保存路径,能够执行主菜单“工具/选项”命令,在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡,在“文件类型”选项卡中选中“文档”,然后单击“更改”按钮,并将其指定为自己所要保存的路径就可了。

  24、去掉Word页眉下面的那条横线

  去掉Word页眉下的那条横线可用下面的四种方式。一是可将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉以及页脚时,设置表格与边框为“无”;第三种方式是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种途径是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

  25、将光标快捷返回到Word文档的上次编辑点

  按下“Shift+F5”组合键,就能够将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回现在的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键,可将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

  26、删除空行对文章中的空行,手工删除是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特性,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特别字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”输入框中用上面的方式插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。

  27、按姓氏笔画排序

  在Word的表格功能中,为了适应中文习惯,新增了按 “姓氏笔画”排序功能。具体使用方式是:选择需要排序的列,左击“表格/排序”选单项,再选择“类型”组合框中的“笔画”项,并选择“递增”或“递减”,点击“确定”即可。你会看到,此时的表格已按“姓氏笔画”(而不是“姓名笔画”)的递增(或递减)排列好了。

  28、显示过宽文档

  在打开文档时,有时会发现由于文档过宽,屏幕上显示不全,这可怎么办,总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!这时我们能够重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。如果使用的是常见视图或大纲视图,能够单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项,然后选中“窗口内全自动换行”复选框即可。我们也可通过改变显示比例使文字适用于常用视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后选择“页宽”选项即可。我们还能够切换到Web版式视图中,使文字自发换行。

  29、在Word2000中输入英语音标

  如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标?有一个十分简单办法可解决这个问题。如果你的计算机中装有金山词霸的话,在把英语翻译成中文时,你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标,这表明计算机在安装了金山词霸后,一定在其内部安装了含有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹 Fonts中,其文件名是ksphonet.ttf,字体名是kingsoft phonetic。

  进入中文word2000,需要输入音标时,可在“插入”菜单下选择“符号”,在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”,这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上,选择你所需要要的音标双击之即插入到文章中。

  如果你的计算机中没有安装金山词霸,那也没关系,你只要到装有金山词霸的机器上(或光盘中)把含有音标的字体文件ksphonet.ttf复制到你的计算机即可。途径是:在有金山词霸的计算机上找到文件夹windowsfonts,将其中的名为ksphonet.ttf的字体文件有鼠标拖放复制到A 盘中(注意此时用鼠标右键采取发送到A盘的途径进行复制是无效的),然后再在你的计算机上把它拖放复制到windowsfonts文件夹中就行了。

  30、在Word中标注汉语拼音

  在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音,最原始的方式就是把拼音按输入文字的途径来输入,然后通过调整字体的大小与行距等来排版。却这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字,然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的 “拼音指南”命令,接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

  31、给跨页的表格自发添加表头

  如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。

  32、给Word文件减肥

  在Word中输入一点儿文字,很容易就达到几十KB,真不知微软是怎么回事,放佛觉得我们的硬盘太大了似的。因此,很有必要给Word文件减减肥。

  具体方式:只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,能够打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快捷保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自发进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType 字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。

  33、取消自作聪明的超级链接

  当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自发为我们转换为超级链接,只要在文件的网址上按一下,就可启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是是,有时候我们并不需要这样的功能,就会觉得这种功能有点碍手碍脚了。

  如何取消这种功能呢? 在Word中选择“工具”→“全自动更正”,先单击“键入时自发套用格式”选项卡,将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

  再单击“全自动套用格式”选项卡,将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

  再单击“确定”,以后再输入网址,就不会转化为超链接了。

  34、实现Word个性模板

  用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。却是有时因为工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开 “页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自发缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,十分麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可设置Word的默认页面大小以及自发缩进,从而实现个性模板。

  ①进入WordXP的模板文件夹,在Windows 9x与Windows Me下为CWindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下,而在Windows 2000与Windows NT上为CDocuments and Settings客户名Application DataMicrosoft Templates文件夹下(此文件夹为隐匿文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个 normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自发调用WordXP打开它。

  ②单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需要的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,因此把宽度设置小了有些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。

  ③单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进以及间距”标签,点击“特别格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自发缩进两格(中国人用中文的特色)。

  ④单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,因为此时normal.dot原模板已启动,因此无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。

  ⑤再次进入C:WindowsApplication DataMicrosoft Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot与normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为 normal.dot文件。

  ⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可用你刚才的设置来进行文件处理了。

  35、巧用“稿纸”格式  在Word2000中,客户可利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?问题的重要在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中获得的,所以利用“稿纸”格式也要从这一点下手:

  ①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;

  ②左击“视图/页眉与页脚”选单项;

  ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;

  ④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;

  ⑤拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;

  ⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;

  ⑦将每页行数设置为31后确定;

  ⑧关闭“页眉/页脚”即可。

  36、抢救Word文件有妙招

  你是否遇到过这样的事情:用Word工作了很长时间,写了许多文字,然而是文件还没有来得及存盘,却突然遇到停电或死机,此时的你是否有欲哭无泪的感觉?唉,这就叫“天有不测风云”。但是,不要担心,我有办法。下面是具体的操作方式:

  ①首先按菜单“工具”,再按“选项”;

  ②接着找出Word全自动记录文件的位置: 按一下“文件位置”标签,点选“全自动恢复文件”,再按一下“更改”按钮。

  ③利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:拖曳选取“文件夹名称”,按下组合键Ctrl+C(复制),再点击一下“取消”按钮回到Word下。

  注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用功,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。

  ④打开资源管理器,搜索这个文件夹的位置,按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。

  ⑤Word会全自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你能够从日期上判定哪一个才你是想要的文件。 从“修改日期”这里能够看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。到这儿,你的文件就重新“活”了,还不快试试?

  37、Word中取消文本录入过程中的自发编号

  可执行菜单“工具/全自动更正”命令,在打开的“自发更正”对话框中,切换到“键入时自发套用格式”选项卡,然后取消选择“全自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。

  38、在Word中设置上下标注

  首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”能够将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。

  39、Word中光标快捷返回到上次编辑点

  按下“Shift+F5”组合键,就能够将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回目前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键,能够将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

  40、Word中方便快捷选择字体号

  为了达到迅速选择字体的目的,将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令,进入“自定义编辑“界面设计,然后在“自定义编辑“界面设计中选择命令卡,并移动光标条到类别栏中的“字体项“,在“字体项“ 有字体,此时就可通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,直到将需要的字体都设置到工具栏中。

  41、隐匿图形来加速屏幕滚动

  如果觉得屏幕滚动得太慢,则请按如下途径操作: 在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡;选中“图片框”复选框,可潜伏以嵌入方法(直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片,Word将只显示大样而不显示具体图片。

  清除“图形”复选框上的选中标记,能够隐匿以浮动方法导入的图片(即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字与其他对象之前或之后的图片)以及用绘图工具创建的对象,如自选图形等。

  42、取消后台打印加迅速度

  后台打印方法虽然能够使操作人员在打印文档时能够继续在中文Word2000中进行操作,却这种打印方法却同时占用了大量内存,以至于影响了中文 Word2000的打印速度。为了将后台打印方法取消,能够从“工具”菜单中选择“选项”项,然后再选择“打印”选项卡,最后将“后台打印”复选框失效即可。

  43、用重复执行命令加快操作

  通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的,如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮,系统即会进入“格式刷”的设置状态,然后我们就能够重复利用它迅速地为整篇文档定义相同的格式了;再如,当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后,系统即会将图形处理方法暂时定义为“矩形”或“椭圆形”,此时客户就可连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任意停顿,运行效率十分高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后,若须取消重复执行功能,只须再次单击该按钮或按下ESC键即可。


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