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如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会?

Outlook 2020-11-08

 我们的工作任务来源有很多,比如电子邮件、微信、QQ、钉钉、OA等沟通工具与办公系统。对于来自电子邮件的任务或约会,在MYN Outlook系统已有非常完善的解决方案,MYN Pro提供了自动化功能,可以快速将邮件转为Outlook任务或约会进行管理。

      对于来自邮件外的任务或约会(比如来自微信、QQ、钉钉、OA、文件等),我们经常需要手工输入到Outlook中。一般操作步骤包括:拷贝信息或文件,打开Outlook,转到任务或日历模式,新建任务或约会,将拷贝的内容粘贴进正文中,编辑完成后进行保存。由于在繁忙的工作中,这个手工录入任务或约会的操作非常频繁,有无办法提高效率呢?

要自动化上述操作过程,我们主要需要解决两个问题:

  1. 建立快速打开Outlook的快捷键
  2. 将上述操作过程按键存为按键脚本,一键启动

下面详细介绍一下具体设置方法与步骤:

一、建立快速打开Outlook的快捷键

我们需要建立快速打开Outlook的快捷键,以通过键盘快速打开它。操作步骤如下:

Step 1:在桌面创建Outlook快捷方式
先在你的系统中搜索找到OUTLOOK.exe,比如Office 365(32位)通常在下述位置:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会?

找到后选中OUTLOOK.exe,右键【发送到】-【桌面快捷方式】。

Step 2: 右键快捷键,选择属性,按下图进行设置

1)在目标中增加Outlook运行参数 /recycle,在/recycle前有一个空格。

比如Office 365(32位)设置如下:

“C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE” /recycle

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会?


2)点击快捷键那个框定义快捷键,直接按键盘Ctrl+Alt+O(你也可以设为其他组合快捷键)
二、将手工操作过程按键存为按键脚本

在将选中信息或文件转为Outlook任务或约会的过程中,可以用一系列的键盘快捷键来快速操作完成。下面以将微信消息转为Outlook任务为例进行说明:

拷贝微信消息   Ctrl+C

打开Outlook   Ctrl+Alt+O

转到任务模式   Ctrl+4

新建一个任务   Ctrl+Shift+K

使用9次Tab键,将光标位置移到任务正文开头

粘贴微信消息   Ctrl+V

我们需要一个工具将上述键盘按键操作保存为按键脚本。这里以按键精灵为例进行说明:

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会?

上图为按键脚本终稿,我们可以先通过录制一遍操作过程按键后形成脚本初稿,然后通过手工修改和调整为脚本终稿,这个修改过程有时需要多调测几遍,确保成功率。下图是我创建的一些按键脚本,供你参考。

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会?

除了上图中的启动热键(比如F9),通过自定义鼠标按键,我们还可以手不离鼠标一键启动按键脚本!这部分留给大家自己探索。

有了这个收集神器,我们就可以将各种沟通工具和办公系统中收到的消息或文件,一键转为Outlook任务或约会了!(你只需要选择消息或文件后按启动热键或鼠标热键)一旦完成任务或约会收集,我们就可以在Outlook中使用非常强大的MYN方法论和MYN Pro插件来对它们很好地统一管理了!爽!

在从消息或文件创建Outlook任务时,需注意下述关键字段:

1、任务主题:动词开头描述你要采取的具体行动

2、优先级:任务的紧迫性,高 — 目前紧急(今天必须完成),普通 — 目前机会(下来10天内计划去做),低 — 10天以后考虑(推迟回顾 DTR)

3、II:任务的内在重要性,0-3分别代表一般、较重要、重要、很重要

4、开始日期:最早开始考虑处理任务的时间,也用于设定优先序(FRESH优先系统)

5、需时:完成该任务所需的时间(分钟数)

6、类别:与该任务关联的目标、项目、场景、职责范围等


标签: outlook教程Outlook

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